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Lapland-Konferenzen · Symposien · Xwander Nordic

Arktische Symposien: Hochkarätige Firmenkonferenzen für 10–200 Delegierte.

Professionelle AV- & Hybrid-Infrastruktur. Wir statten entlegene Veranstaltungsorte in der Wildnis mit Highspeed-Satelliteninternet, professioneller Tontechnik und Multi-Screen-Hybrid-Konferenzlösungen aus.

Konferenz planenKontaktieren Sie Stefan

Bewährt bei Produktionen und Delegiertenprogrammen — Apple TV+, MrBeast, Michelin, ITV.

Eine Ansammlung moderner Glasiglu-Konferenzorte in einem schneebedeckten Tal in Lapland in der Dämmerung; durch die zentrale Kuppel sind eine mit AV-Technik ausgestattete Bühne und eine Präsentationsleinwand sichtbar
Finnland für Kongresse · 2-Minuten-Film

Teilen Sie uns Ihr Programm mit

Lassen Sie uns Ihre arktische Konferenz gestalten.

Teilen Sie uns mit, wer teilnimmt, woran sie sich erinnern sollen und wann die Konferenz stattfindet. Wir prüfen Ihr Briefing und antworten innerhalb von 2 Werktagen.

Stefan Carrizo wird Ihr Briefing persönlich prüfen und sich innerhalb von 2 Werktagen zurückmelden.

Innenansicht eines großen arktischen Auditoriums unter einer Glaskuppel, Delegierte von hinten als Silhouetten vor einer hintergrundbeleuchteten professionellen Bühne, der umliegende Kiefernwald ist durch die Kuppel sichtbar

Daran werden sich Ihre Delegierten erinnern

Eine Konferenz, aus der Ihre Delegierten tatsächlich zitieren werden.

Die meisten Konferenzen enden als Foliensatz. Lapland macht sie zu einem Erlebnis. Plenarsitzungen unter Glaskuppeln mit arktischem Wald nach allen Seiten, Breakouts in beheizten Kotas, Kaffeepausen auf Schneeterrassen, Networking unter Polarlichtern und eine Keynote, der jeder im Raum gespannt zuhört.

Unser Team in Ivalo sorgt für AV-Technik auf Broadcast-Niveau, IMAG, Simultanübersetzung, eine robuste Logistik für Delegierte und eine absolut wetterfeste Organisation, die eine Agenda für 200 Personen reibungslos im Hintergrund ablaufen lässt. Wir haben Veranstaltungen für Apple TV+, MrBeast, Michelin und ITV realisiert – dieselbe Präzision fließt in Ihre Konferenz ein.

Von Symposien mit 50 Delegierten bis hin zu mehrtägigen Programmen mit 300 Teilnehmern übernehmen wir Veranstaltungsort, AV-Technik, Gastfreundschaft, Transport und das gesamte tägliche Programm als ein integriertes Paket.

Full-Service-DMC im Norden

Arktische Konferenzen, von Anfang bis Ende.

Wir koordinieren jede Phase eines mehrtägigen Delegiertenprogramms – Veranstaltungsort, AV-Technik, Bewirtung, Transfers, Abendveranstaltungen und den sozialen Rahmen, der dafür sorgt, dass die Teilnehmer wirklich ins Gespräch kommen.

  • Suche nach Veranstaltungsorten · Plenarsäle unter Glaskuppeln · Breakout-Kotas · Eishallen
  • Professionelle AV- & Hybrid-Infrastruktur. Highspeed-Satelliteninternet, professionelle Tontechnik und Multi-Screen-Hybrid-Konferenzlösungen.
  • Delegiertenregistrierung · mehrsprachige Betreuung · Akkreditierung
  • Unterkunftssuche · Glasiglus · Exklusive Buchung ganzer Resorts
  • Bodentransport · Reisebus-Flotten · Hubschrauber für VIPs
  • Catering · Mittagessen im Plenarsaal · Galadinner · Michelin-Köche
  • Abendprogramm · Polarlichtjagd · Husky-Touren · Sauna · Eisbars
  • Live-Produktion · Multi-Kamera-Aufnahmen · Livestream · Postproduktion
  • ESG-Programme mit CO2-Tracking. Vollständig integriertes CO2-Tracking und ESG-Compliance-Berichte für Corporate Offsites.

Bewährt bei Produktionen und Delegiertenprogrammen

Apple TV+ MrBeast Michelin ITV

Eine Konferenz für jede Jahreszeit

Für Symposien gibt es keine Nebensaison.

Lapland bietet in jeder Jahreszeit ein ganz anderes Konferenzerlebnis. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl des Zeitraums, der zu Ihrem Publikum, Ihrer Agenda und den Eindrücken passt, die die Delegierten mit nach Hause nehmen sollen.

  • Kaffeepause auf einer breiten, schneebedeckten Terrasse außerhalb eines Konferenzortes, kleine Gruppen von Delegierten in hochwertigen arktischen Parkas mit dampfenden Keramikbechern

    Winter

    Schnee auf der Kuppel, Polarlichter in den Pausen, Husky-Touren im Rahmenprogramm. Der Winter ist der Inbegriff der arktischen Konferenz – die Jahreszeit, die das Foto hervorbringt, das die Delegierten jahrelang als Handy-Hintergrundbild behalten.

  • Silhouette eines Sprechers, der auf eine hintergrundbeleuchtete Bühne in einem Gebäude mit Glaskuppel tritt, während durch die Glaswände der auftauende Waldrand sichtbar ist

    Frühling

    Längere Tage, milde Temperaturen, spektakuläres Licht über den Fjälls. Der Frühling eignet sich für inhaltlich anspruchsvolle Symposien, die einen klaren Kopf und eine praktische Garderobe erfordern, mit Skifahren oder Fatbiken als Nachmittagsprogramm.

  • Außenansicht eines Hauptkonferenzraums aus Glas mit einer hellen Präsentationsleinwand, wobei sich die umliegenden grünen Fjälls unter der Mitternachtssonne auf dem Glas spiegeln

    Sommer

    Unter der Mitternachtssonne läuft das Rahmenprogramm bis Mitternacht voller Energie. Plenarsitzungen am See, späte Wanderungen, Bankette im Freien und ein ganzer Abend voller goldenem Licht für jeden Delegierten.

  • Networking in einer modernen Eisbar, Delegierte im Profil und von hinten, die transparente Gläser halten, während sich warme Innenlampen an den Eiswänden spiegeln

    Herbst

    Ruska-Licht, ausreichend dunkler Himmel für die erste Polarlichtjagd der Saison und die unkomplizierteste Zeit für zusätzliche Incentive-Erlebnisse. Der Herbst ist der kosteneffiziente Zeitraum – ein arktisches Erlebnis ohne die Preise der Hauptwintersaison.

Die Sámi unterscheiden in Lapland traditionell acht Jahreszeiten – jede mit eigenem Licht und Rhythmus. Sprechen Sie mit uns und wir stimmen Ihr Konferenzfenster auf die Jahreszeit ab, die perfekt zu Ihrem Publikum passt.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Was Verbände, PCOs und Verantwortliche für Firmenveranstaltungen fragen, bevor sie ein Briefing für eine arktische Konferenz freigeben.

Welche Teilnehmerzahlen unterstützen Sie und wo finden die Treffen statt?
Wir führen mehrtägige Konferenzen für 50 bis 300 Delegierte durch. Veranstaltungsorte unter Glaskuppeln bieten Platz für bis zu 200 Personen im Plenum; für 300 Personen nutzen wir die exklusive Buchung mehrerer kombinierter Resorts mit parallelen Breakout-Kotas. Bei unter 50 Personen handelt es sich um ein Symposium; bei über 300 Personen erstellen wir einen eigenen Produktionsplan mit Shuttle-Infrastruktur.
Sind die Veranstaltungsorte komplett mit AV-Technik, IMAG und Simultanübersetzung ausgestattet?
Ja. Wir statten entlegene Veranstaltungsorte in der Wildnis mit Highspeed-Satelliteninternet, professioneller Tontechnik und Multi-Screen-Hybrid-Konferenzlösungen aus. Simultanübersetzung wird in 5 EU-Sprachen unterstützt (Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch).
Wie regeln Sie die Unterkunft der Delegierten bei einem mehrtägigen Programm für 200 Personen?
Wir blockieren Unterkünfte in zwei bis vier Objekten in einem Radius von 15 Minuten Fahrtzeit (Reisebus) um den Plenarsaal. Glasiglus und Suiten am See sind für VIPs und Referenten reserviert; Standardzimmer für Delegierte werden als ein gemeinsamer Kontingent-Pool mit mehrsprachigem Check-in verwaltet.
Wie sieht Ihr Notfallplan für Wetter- und Flugplanänderungen aus?
Jede mehrtägige Konferenz wird mit zwei vorbereiteten Alternativplänen durchgeführt – ein Programm für warme Innenräume und eines für milderes Wetter im Freien. Der Flughafen Ivalo verfügt über den zuverlässigsten Winterbetrieb im Norden Finnlands. Für wetterbedingte Umleitungen nach Rovaniemi oder Kittilä halten wir während des Konferenzzeitraums Reisebuskapazitäten auf Abruf bereit.
Kann die Konferenz einen CO2-Bericht erstellen, den unser Nachhaltigkeitsteam nutzen kann?
Ja. Wir sind als Betreiber von Sustainable Travel Finland zertifiziert. Pro Konferenz liefern wir eine schriftliche CO2-Bilanz des Reiseverlaufs, Herkunftsnachweise der Lieferanten, den Prozentsatz lokaler Mitarbeiter sowie eine Erklärung zum Engagement der Sámi-Gemeinschaft, falls von Sámi geleitete Programmpunkte enthalten sind. Die Berichte lassen sich nahtlos in die GRI- und ESRS-Rahmenwerke für Nachhaltigkeitsberichte von Verbänden integrieren.
Wie lang ist die typische Vorlaufzeit für die Buchung einer mehrtägigen Konferenz?
Konferenzen für mehr als 100 Delegierte im Hauptwinter (Januar–März) benötigen eine Vorlaufzeit von 12 bis 18 Monaten, um Veranstaltungsort, Unterkunftskontingente und AV-Technik zu sichern. Programme in der Zwischensaison (April, Ende Oktober–November) sowie Sommer- und Herbstprogramme können mit 6 bis 9 Monaten Vorlaufzeit bestätigt werden. Planen Sie 4 zusätzliche Wochen für die gesamte Referentenlogistik ein.
Übernehmen Sie die Registrierung, Akkreditierung und die Betreuung der Delegierten vor Ort?
Auf Wunsch. Wir übernehmen die Registrierung der Delegierten im eigenen Haus, einschließlich Akkreditierung vor der Anreise, Erstellung von Namensschildern, mehrsprachigem Helpdesk, Allergen- und Verpflegungsmanagement, VIP- und Referentenbetreuung sowie der Produktionsleitung vor Ort vom Empfang bis zum Abschluss. Eine reine Partnerschaft mit einem externen PCO ist ebenfalls möglich.
Welches Abend- und Rahmenprogramm gestalten Sie um die Plenartage herum?
Standard-Auswahl: Begrüßungsempfang in einer beheizten Kota, Polarlicht-Erlebnistouren mit Heißgetränkestationen, ein Galadinner auf Michelin-Niveau, Networking in einer Eisbar und ein abschließendes Mittagessen in der Wildnis. Jeder Abend passt sich dem Tempo der Konferenz an – inhaltsschwere Tage erhalten ein ruhigeres Rahmenprogramm, leichtere Tage bieten spektakuläre Erlebnisse.

Planen Sie Ihre arktische Konferenz

Erzählen Sie uns von Ihren Delegierten.

Wir arbeiten mit Verbänden, Unternehmen und PCO-Partnern weltweit zusammen, um arktische Symposien und Konferenzen zu realisieren, die den Delegierten tatsächlich im Gedächtnis bleiben. Senden Sie uns ein kurzes Briefing – Stefan wird Ihnen persönlich antworten.

Stefan Carrizo wird Ihr Briefing persönlich prüfen und sich innerhalb von 2 Werktagen zurückmelden.