Responsable grands comptes · Xwander Nordic
Stefan Carrizo
Anglais / Français / Espagnol / Finnois
Conférences en Lapland · symposiums · Xwander Nordic
Symposiums arctiques : conférences d'entreprise à fort impact pour 10 à 200 délégués.
A/V & infrastructure hybride de niveau production. Nous équipons les sites isolés : internet satellite haut débit, ingénierie sonore pro et conférence hybride multi-écrans.
Reconnu pour les productions et programmes de délégués — Apple TV+, MrBeast, Michelin, ITV.
Présentez-nous votre programme
Façonnons ensemble votre conférence arctique.
Dites-nous qui participe, ce dont vous voulez qu'ils se souviennent, et quand. Nous étudierons votre brief et vous répondrons sous 2 jours ouvrables.
Inquiry received
Thank you. Stefan will be in touch within 2 working days.
We've recorded your brief. If you need Stefan before then, email stefan@xwander.com or call +358 40 558 7398.
Une expérience marquante pour les délégués
Une conférence que vos délégués citeront réellement en exemple.
La plupart des conférences se résument à un diaporama ; Lapland en fait une expérience. Plénières sous dôme de verre face à la forêt arctique, ateliers en kotas chauffés, pauses café sur terrasses enneigées, réseautage sous les aurores et discours d'ouverture captivant.
Notre équipe à Ivalo propose un A/V de qualité diffusion, l'IMAG, la traduction simultanée et une logistique rigoureuse pour coordonner 200 participants par tous les temps. Prestataire pour Apple TV+, MrBeast, Michelin et ITV, nous appliquons la même rigueur à votre conférence.
De 50 à 300 délégués sur plusieurs jours, nous gérons site, A/V, hébergement, transport et expérience des participants en un seul forfait intégré.
DMC nordique de service complet
Conférences arctiques, de bout en bout.
Nous coordonnons chaque aspect d'un programme de délégués sur plusieurs jours — lieu, audiovisuel, hébergement, transferts, soirées et interactions sociales qui incitent réellement les participants à échanger.
- Recherche de sites · plénières sous dôme · kotas de travail · halls de glace
- A/V & infrastructure hybride de niveau production : internet satellite, son pro, multi-écrans.
- Enregistrement des délégués · accueil multilingue · accréditation
- Recherche d'hébergement · igloos de verre · privatisation complète de complexes
- Transport terrestre · flottes d'autocars · hélicoptère pour les VIP
- Restauration · déjeuners pléniers · dîners de gala · chefs Michelin
- Programme de soirée · chasse aux aurores boréales · chiens de traîneau · sauna · bars de glace
- Production en direct · captation multi-caméras · diffusion en direct · post-production
- Suivi carbone & ESG. Rapports intégrés de conformité carbone et ESG pour séminaires.
Reconnu pour les productions et programmes de délégués
Apple TV+ MrBeast Michelin ITV
Une conférence pour chaque saison
Il n'y a pas de basse saison pour les symposiums.
Lapland offre une expérience de conférence différente à chaque saison. Nous vous aidons à choisir la période qui correspond le mieux à votre public, votre programme et aux images que vous souhaitez que vos délégués emportent avec eux.
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Hiver
Dôme enneigé, aurores boréales aux pauses, chiens de traîneau en activité. L'hiver est la saison phare — celle de la photo que le délégué gardera en fond d'écran pour des années.
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Printemps
Journées longues, douceur relative, lumière intense sur les monts. Le printemps est idéal pour les symposiums denses : esprit clair, tenue simple, et ski ou fat-bike l'après-midi.
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Été
Sous le soleil de minuit, les activités durent sans fatigue. Plénières au bord de l'eau, randos tardives, banquets en plein air et lumière dorée toute la soirée pour chacun.
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Automne
Couleurs de la Ruska, nuits idéales pour les premières aurores et période propice aux incentives. L'automne est un créneau avantageux : le haut de gamme sans les tarifs de pointe.
Le peuple Sámi distingue huit saisons en Lapland, chacune avec sa lumière. Contactez-nous pour planifier votre conférence durant la saison idéale pour votre public.
FAQ
Les questions les plus fréquentes
Ce que les associations, les organisateurs professionnels de congrès (PCO) et les responsables d'événements d'entreprise demandent avant de valider un brief de conférence arctique.
Combien de délégués pouvez-vous accueillir et où se réunissent-ils ?
De 50 à 300 délégués. Les dômes de verre accueillent jusqu'à 200 personnes en plénière ; au-delà, nous combinons des privatisations de complexes avec des kotas d'ateliers. Moins de 50 participants forment un symposium ; plus de 300 requièrent un plan logistique dédié et des navettes.
Les lieux sont-ils équipés d'un système audiovisuel complet, de l'IMAG et de la traduction simultanée ?
Oui. Nous équipons les sites isolés en pleine nature : internet satellite haut débit, sonorisation professionnelle et conférence hybride multi-écrans. Traduction simultanée disponible en 5 langues (anglais, allemand, français, espagnol, italien).
Comment gérez-vous l'hébergement des délégués pour un programme de plusieurs jours pour 200 personnes ?
Nous bloquons des hébergements haut de gamme sur 2 à 4 sites à moins de 15 minutes en autocar de la plénière. Les igloos de verre et suites sont pour les VIP et conférenciers ; les chambres standard font l'objet d'une gestion centralisée avec accueil multilingue.
Quel est votre plan d'urgence en cas d'intempéries ou de perturbations aériennes ?
Chaque événement dispose de deux plans d'urgence : un en intérieur chauffé, un en extérieur adapté. L'aéroport d'Ivalo est le plus fiable du nord de la Finlande en hiver. En cas de déroutement (Rovaniemi/Kittilä), des flottes d'autocars sont réservées en renfort.
La conférence peut-elle faire l'objet d'un rapport d'empreinte carbone utilisable par notre équipe développement durable ?
Oui. Certifiés Sustainable Travel Finland, nous fournissons un bilan carbone de l'itinéraire, la traçabilité des fournisseurs, la part d'emploi local et une charte d'engagement Sámi. Nos rapports sont conformes aux normes de reporting GRI et ESRS.
Quel le délai de réservation habituel pour une conférence de plusieurs jours ?
En haute saison hivernale (janvier-mars), prévoyez 12 à 18 mois pour 100+ délégués (salle, hébergements, A/V). Hors saison (avril, fin octobre-novembre) ou en été/automne, 6 à 9 mois suffisent. Ajoutez 4 semaines pour la logistique des conférenciers.
Prenez-vous en charge l'enregistrement des délégués, l'accréditation et l'accueil sur place ?
Sur demande, nous gérons l'enregistrement des délégués en interne : accréditations, badges, help desk multilingue, régimes, VIP et coordination sur place (accueil à la clôture). Nous collaborons également avec votre PCO habituel.
Quel programme de soirée et d'activités sociales proposez-vous autour des journées de plénière ?
Menu classique : accueil dans un kota chauffé, chasses aux aurores boréales, dîner de gala Michelin, réseautage au bar de glace et déjeuner sauvage de clôture. Le programme s'adapte au rythme : soirées calmes après de grosses journées, ou activités intenses.
Planifier votre conférence arctique
Parlez-nous de vos délégués.
Nous collaborons avec des associations, des entreprises et des partenaires PCO du monde entier pour organiser des symposiums et des conférences dans l'Arctique dont les délégués se souviendront réellement. Envoyez-nous un court brief — Stefan vous répondra personnellement.
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